Rapport annuel au Parlement sur l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2018-2019

Table des matières

Place du Centre
200, promenade du Portage
4e étage
Gatineau (Quebec)
KIA 1K8

Le 12 juin 2019

L'honorable William Morneau, C.P., député
Ministre des Finances et
Présidente du Conseil privé de la Reine pour le Canada
Chambre des Communes
Ottawa (Ontario)
K1A 0A6

Madame la Ministre,

Conformément à l'article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées a l'application de la Loi au cours de la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018.

Veuillez agréer, Madame la Ministre, l'expression de mes sentiments distingués.

La présidente,

Document original signé par
Kathleen Fox

 

1.0 Introduction

En vertu de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) est heureux de déposer auprès du Parlement son rapport sur ses activités liées à l’application de la Loi. Le rapport vise la période du 1er avril 2018 au 31 mars 2019.
La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger la vie privée des personnes relativement aux renseignements personnels que les institutions gouvernementales telles que le BST possèdent à leur sujet et de fournir un droit d’accès à cette information.
La Loi sur le Bureau canadien d’enquête sur les accidents de transport et de la sécurité des transports établit les paramètres juridiques qui régissent les activités du BST. Notre mandat consiste à promouvoir la sécurité du transport aérien, maritime, par pipeline et ferroviaire :

  • en procédant à des enquêtes indépendantes, y compris des enquêtes publiques au besoin, sur des événements de transport sélectionnés afin d’en dégager les causes et les facteurs contributifs;
  • en constatant les lacunes de la sécurité mises en évidence par de tels événements;
  • en faisant des recommandations sur les moyens d’éliminer ou de réduire ces lacunes;
  • en publiant des rapports sur nos enquêtes et en présentant les conclusions qu’on en tire.

Pour plus d’information sur le BST, consultez notre site web au www.bst-tsb.gc.ca.
Le BST exerce ses activités relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels (AIPRP) conformément aux principes déclarés du gouvernement selon lesquels l’information gouvernementale doit être accessible au public, sous réserve de certaines exceptions bien précises. En outre, le BST traite les renseignements personnels conformément au code des pratiques équitables en matière de renseignements énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels.

2.0 Organisation du bureau de l’AIPRP

Au cours de l’année 2018-2019, l’avocate générale avait la responsabilité du rôle de coordonnatrice de l’AIPRP. Le Bureau de l’AIPRP comptait également quatre postes à temps plein, un poste occasionnel et un consultant.
Le Bureau de l’AIPRP gère les demandes faites conformément à la Loi et fournit des conseils et une orientation fonctionnelle aux gestionnaires et aux employés concernant la divulgation de l’information et la protection de la vie privée. En outre, les analystes de l’AIPRP doivent démontrer de fortes aptitudes pour la consultation et la négociation lors de réunions avec les demandeurs, le personnel du BST et les représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

3.0 Délégation de pouvoirs

Une délégation de pouvoir a été établie, comme l’exige la Loi. Aux fins de la Loi sur la protection des renseignements personnels, le « responsable d’une institution fédérale », en vertu de l’article 3 de la Loi, est la présidente du BST. La présidente a délégué, aux personnes occupant les postes d’administrateur en chef des opérations, d’avocate générale et d’analyste principal de l’AIPRP, les pouvoirs jugés nécessaires pour l’administration efficace de la Loi. Ces employés s’assurent que le BST s’acquitte de toutes ses obligations de façon équitable et uniforme. La délégation de pouvoirs est demeurée inchangée en 2018-2019. Un exemplaire de l’ordonnance de délégation de pouvoirs se trouve à l’annexe A.

4.0 Traitement des demandes

Demandes de renseignements personnels

Au cours de l’année 2018-2019, la période visée par le rapport, vingt-six (26) demandes officielles de renseignements personnels ont été reçues, comparativement à vingt et une (21) en 2017-2018, et trente-deux (32) en 2016-2017. Les demandes de renseignements personnels proviennent principalement de pilotes de ligne canadiens soumettant une demande pour savoir s’ils sont nommés dans un événement qui a été rapporté au BST. Certaines compagnies aériennes internationales demandent ces informations comme une exigence préalable à l’emploi.
Parmi les vingt-cinq (25) demandes fermées en 2018-2019, des documents ont été communiqués entièrement dans vingt-et-un (21) cas et trois (3) demandes ont été divulguées partiellement. Une (1) demande a été reportée à l’exercice suivant.
Parmi les vingt-cinq (25) demandes fermées au cours de la période visée par le rapport, vingt (20) ont été traitées dans un délai de 1 à 15 jours, deux (2) dans un délai de 16 à 30 jours, deux (2) dans un délai de 31 à 60 jours, et une (1) dans un délai de 61 à 120 jours. Le délai moyen pour traiter une demande a été de 18 jours civils en 2017-2018, comparativement à une moyenne de 15,8 jours civils au cours de l’année précédente, s’expliquant par un léger accroissement du nombre de demandes.
Au cours de cette période, le Bureau de l’AIPRP a procédé à la recherche, la préparation et l’examen de 1943 pages de renseignements et la reproduction et la communication de 429 pages d’information. En comparaison, l’année dernière, 1357 pages avaient été examinées et 76 pages ont été divulguées. La variation du nombre de pages examinées d’une année à l’autre s’explique simplement par les différents types de demandes reçues.
La politique de transparence du BST prévoit la divulgation de renseignements aux employés sans qu’il leur soit nécessaire d’invoquer la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agents des ressources humaines et les membres du personnel de soutien traitent ces demandes dans le cadre de leurs fonctions habituelles. Le BST prend soin de respecter les exigences prévues dans la Loi relativement à la protection des renseignements personnels placés sous son contrôle. À cette fin, il s’assure que les employés sont conscients de leurs responsabilités relatives à la protection des renseignements personnels auxquels ils ont accès dans l’exercice de leurs fonctions et qu’ils respectent le code des pratiques équitables en matière de renseignements prévu par la Loi.

Coûts

Au cours de l’année 2018-2019, le Bureau de l’AIPRP a engagé des coûts de 48 071 $ pour appliquer la Loi sur la protection des renseignements personnels,comparativement à 40 242 $ pour la période visée par le présent rapport 2017-2018. Ces coûts incluent les salaires, les heures supplémentaires, les biens et services ainsi que les contrats de service professionnels pour le personnel d’aide temporaire, mais n’incluent pas les ressources engagées par d’autres secteurs du BST pour satisfaire aux exigences de la Loi. La hausse des coûts découle de l’augmentation du nombre de documents examinés par rapport à la période de rapport précédente.

5.0 Formation et éducation

Le BST offre un programme d’orientation destiné aux nouveaux employés qui inclut de la formation de sensibilisation à l’AIPRP. De plus, le BST a rendu obligatoire pour tous les membres du personnel les séances de formation approfondies sur l’AIPRP données par le Bureau de l’AIPRP. En 2018–2019, le Bureau de l’AIPRP a offert quatre (4) séances de formation à trente-quatre (34) employés à l’administration centrale et dans les bureaux régionaux, dans le cadre du programme d’orientation destiné aux nouveaux employés. Le Bureau de l’AIPRP offre aussi des avis et conseils sur demande à des employés individuels et à de petits groupes d’employés.   
Compte tenu des responsabilités et des exigences en matière de connaissances du Bureau de l’AIPRP du BST, la courbe d’apprentissage de ses employés est longue. Le personnel de l’AIPRP reçoit une formation continue en cours d’emploi afin de s’assurer qu’il possède des connaissances solides et à jour relativement aux exigences et aux procédures de l’AIPRP ainsi qu’aux activités du BST. Dans ce contexte, le personnel du Bureau de l’AIPRP a participé à toutes les réunions de la communauté de l’AIPRP organisées par le Secrétariat du Conseil du Trésor en 2018-2019. Ces réunions ont assuré que les membres du personnel aient l’information utile sur les tendances et les pratiques exemplaires au sein du cercle de l’AIPRP, sur des plaintes et des cas récents en instance et sur des outils qui aideront à améliorer les normes de service dans leur domaine. De plus, un avocat spécialisé sur la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels a été invité pour présenter à l’équipe de l’AIPRP la plus récente jurisprudence de l’AIPRP d’intérêt pour le BST.

6.0 Politiques, lignes directrices et procédures

Le BST n’a mis en application aucune nouvelle politique, ligne directrice ou procédure quant à la protection des renseignements personnels au cours de la période visée par ce rapport.

7.0 Plaintes et enquêtes

Aucune plainte n’a été reçue au cours de 2018-2019.

8.0 Processus de suivi

Le BST surveille les délais pour traiter les demandes d’information sur la vie privée par l’intermédiaire de réunions hebdomadaires bilatérales entre l’avocate générale (coordonnatrice de l’AIPRP) et l’analyste principal de l’AIPRP au cours desquelles l’état des demandes en cours est examiné. Toutes les questions importantes sont présentées à l’administrateur en chef des opérations selon les besoins du moment.

9.0 Cas d’atteinte substantielle à la vie privée

Aucun cas d’atteinte substantielle à la vie privée n’a eu lieu au cours de la période visée par le rapport.

10.0 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Le BST n’a procédé à aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) au cours de la période visée par le rapport.

11.0 Communications en vertu de l’alinéa 8(2)m)

Au cours de l’exercice 2018-2019, le BST n’a fait aucune communication de renseignements d’intérêt public en vertu de l’alinéa 8(2)m).

12.0 Statistiques exigées par le Conseil du Trésor

Les statistiques exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor se trouvent à l’annexe B.

 

Annexes

Annexe A – Arrêté de délégation de pouvoirs

Annexe B – Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l'institution :        Bureau de la sécurité des transports du Canada

Période visée par le rapport :             2017-04-01     to   2018-03-31  

Partie 1 : Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

  Nombre de demandes
Reçues pendant la période visée par le rapport 21
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0
Total 21
Fermées pendant la période visée par le rapport 21
Reportées à la prochaine période de rapport 0

Partie 2 : Demandes fermées pendant la période visée par le rapport

2.1 Disposition et délai de traitement
Disposition Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 14 6 0 0 0 0 0 20
Communication partielle 0 0 1 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 14 6 1 0 0 0 0 21
2.2 Exceptions
Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 0
19(1)(b) 0
19(1)(c) 0
19(1)(d) 0
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 0
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 0
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 1
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 1
27 0
28 0
2.3 Exclusions
Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0
2.4 Support de l'information divulguée
Disposition Papier Électronique Autres
Communication totale 2 16 2
Communication partielle 0 0 0
Total 2 17 2
2.5 Complexité
2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées
Disposition des demandes Nombre de pages traitées Nombre de pages divulguées Nombre de demandes
Communication totale 26 26 20
Communication partielle 1331 50 1
Exception totale 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0
Total 1357 76 21
2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l'ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées Nombre de demandes Pages divulguées
Communication totale 20 26 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 1 50 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 20 26 0 0 1 50 0 0 0 0

2.5.3 Autres complexités

Disposition Consultation requise Avis juridique Renseignements entremêlés Autres Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2.6 Présomption de refus
2.6.1 Motifs du non-respect du délai statuaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
0 0 0 0 0
2.6.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours en retard Nombre de demandes en retard où le délai n'a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 0 0
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 0 0
2.7 Demandes de traduction

2.7.1 Demandes de traduction

Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l'anglais au français 0 0 0
Du français à l'anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 : Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

3.1 Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)
Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)(m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 : Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

4.1 Demandes de correction de renseignements personnels et mentions
Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 : Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes
Disposition des demandes nécessitant une prorogation 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
Communication totale 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0
Aucun document n'existe 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0
Total 1 0 0 0
5.2 Durée des prorogations
Durée des prorogations 15a)(i)
Entrave au fonctionnement
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 1 0 0 0
Total 1 0 0 0

Partie 6 : Demandes de consultation reçues d'autres institutions et organismes

6.1 Demandes de consultation reçues d'autres institutions fédérales et organismes
Consultations Autres institutions fédérales Nombre de pages à traiter Autres organismes Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
En suspens à la fin de la période de rapport précédente 0 0 0 0
Total 0 0 0 0
Fermées pendant la période visée par le rapport 0 0 0 0
Reportées à la prochaine période de rapport 0 0 0 0
6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres institutions du gouvernement du Canada
Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d'autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communiquer en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Communiquer en partie 0 0 0 0 0 0 0 0
Exempter en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclure en entier 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 : Délais de traitement des demandes de consultation sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des services juridiques
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé
Nombre de jours Moins de 100
pages traitées
De 101 à 500
pages traitées
De 501 à 1000
pages traitées
De 1001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées Nombre de demandes Pages communiquées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 : Plaintes et avis d'enquête reçus

8.1 Plaintes et avis d'enquête reçus
Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
0 0 0 0 0

Partie 9 : Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP)

9.1 Avis d'ÉFVP traités
Nombre d'ÉFVP terminées 0

Partie 10 : Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

10.1 Coûts
Dépenses Montant
Salaires 38 284 $
Heures supplémentaires 0 $
Biens et services 1 958 $
• Contrats de services professionnels 0 $  
• Autres 1 958 $  
Total 40 242 $
10.2 Ressources humaines
Ressources Années-personnes consacrées aux
activités liées à la protection
des renseignements personnels
Employés à temps plein 0,40
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d'agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 0,40
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