Rapport sur les dépenses annuelles de voyages, d'accueil et de conférences 2017 à 2018

Comme l'exige la Directive sur les dépenses de voyages, d'accueil, de conférences et d'événements du Conseil du Trésor, le présent rapport fournit de l'information sur les dépenses annuelles totales de voyages, d'accueil et de conférences du Bureau de la sécurité des transports du Canada (BST) pour l'exercice se terminant le 31 mars 2018.  Il donne également une explication des écarts par rapport à l'exercice précédent dans chacune de ces catégories.

Cette information est mise à jour annuellement et ne contient aucun renseignement non divulgué en vertu de la Loi sur l'accès à l'informationou de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Les dépenses de voyages, d'accueil et de conférences engagées par les ministères et organismes fédéraux appuient directement, pour la plupart, le mandat ministériel et les priorités gouvernementales. Le mandat du BST est de promouvoir la sécurité des transports. Ce mandat est accompli en menant des enquêtes indépendantes sur les événements de transport choisis pour identifier les causes et les facteurs contributifs ainsi que les manquements à la sécurité sous-jacente, rédiger un rapport sur ses conclusions, formuler des recommandations et plaider pour influencer la prise de mesures de sécurité et l'adoption de changements.

La compétence du BST s'étend à tous les événements aéronautiques, maritimes, ferroviaires et les événements du transport par pipeline au Canada ou à l'extérieur de celui-ci qui relèvent de la compétence fédérale. Le BST peut également représenter les intérêts des canadiens dans les enquêtes étrangères sur les accidents de transports impliquant des aéronefs, des navires ou le matériel roulant immatriculés, sous licence ou fabriqués au Canada. Les dépenses de voyages du ministère sont essentiellement dépendantes de la fréquence et de la localisation des événements de transports. Les dépenses de voyages sont également assumées par le BST pour la formation des employés dans leur domaine d'expertise. La crédibilité et le succès du BST reposent sur sa capacité à développer et maintenir un effectif professionnel compétent et diversifié. Étant donné la nature internationale du transport, de formation et des conférences sur des sujets pertinents à la sécurité des transports qui ont souvent lieu à l'extérieur du Canada, des frais de voyage sont nécessaires afin d'y assister.

Le BST s'efforce de minimiser les dépenses d'accueil dans la mesure du possible. Les dépenses sont principalement engagées par le BST lorsque les employés sont dans l'obligation de travailler pendant les périodes de repos ou de repas normales en raison d'opérations ou de réunions d'affaires. À l'occasion, le BST organise des événements et des conférences directement liés au mandat du Ministère, ce qui peut également entrainer des frais d'accueil.

 Le BST encourt parfois des dépenses pour organiser des conférences. Toutefois, les dépenses de conférences représentent généralement les frais d'inscription aux congrès lorsqu' un employé du BST participe en tant que représentant officiel de l'organisation ou présente un sujet connexe au mandat du ministère. Conformément aux exigences de production de rapport du Secrétariat du Conseil du Trésor, les dépenses pour assister à des conférences où le but principal est de permettre aux participants de maintenir, d'acquérir des habiletés ou des connaissances ne sont pas présentées comme les dépenses de conférences, mais plutôt comme les dépenses de formations.

Les dépenses annuelles totales de voyages, d'accueil et de conférences du Bureau de la sécurité des transports du Canada sont résumées ci-dessous :

Écarts importants par rapport à l'exercice précédent

Voyage :

Comparativement à l'exercice de 2017 à 2018, les dépenses de voyage ministériel remboursées aux fonctionnaires et aux non-fonctionnaires sont maintenant regroupées sous les catégories indiquées dans le tableau ci-dessus.

Les dépenses de voyages des employés du BST ont diminué de 187 000$ entre les années ce qui représente une diminution de 22 % attribuable à la réduction du nombre de voyage liés aux enquêtes sur les événements, aux activités de sensibilisation et aux réunions ministérielles des directions.  Au cours de 2017-2018, quelques voyages ont été précisément annulés ou différés comme mesure à court terme visant à remédier au manque à gagner anticipée du budget du BST. Une fois que  le BST aura remédié de façon complète aux contraintes sur les ressources du BST, les dépenses de voyages devraient augmenter à un niveau plus comparable à celui de 2017 à 2018.

En ce qui concerne les non-fonctionnaires, les dépenses de voyages ont connu une diminution de 7 000$ comparativement à 2017 à 2018 en raison des frais ponctuels de voyage (3 000$) pour les conférenciers au Sommet sur la sécurité du BST, et les frais de voyage pour les candidats dans le processus de sélection du gouverneur en conseil pour les membres du Bureau du BST (4 000$).

Accueil :

Généralement, les frais d'accueil sont minimes; par conséquent, un seul événement peut causer un écart de pourcentage significatif entre les années. En 2017 à 2018, le BST a organisé un Sommet sur la sécurité (10 000$) qui a suscité la participation d'environ 80 intervenants de l'industrie du transport.Cet événement ponctuel a donc contribué à l'augmentation des dépenses d'accueil au-dessus de la normale. En 2017-2018, le BST n'a pas organisé d'événements d'importance.Les dépenses sont donc revenues à leur niveau normal.

Frais de participation aux conférences :

Les dépenses dans cette catégorie se rapportent aux frais de conférences encourus par les employés du BST et les membres du Bureau qui ont servi comme représentant officiels du BST pour assister et / ou prendre la parole lors de diverses conférences. Lorsque cela est possible, le BST essaie de prendre des dispositions afin que ses représentants puissent assister sans frais à des conférences étant donné leur rôle en tant que conférencier. Cependant, les organisations hôtes ne sont pas toujours d'accord avec de tels arrangements et peuvent exiger des frais d'inscription pour participer à des conférences complètes. Le BST a participé à un nombre inférieur d'événements en 2017-2018, ce qui explique la diminution de 4 000$ des frais de conférence comparativement à l'année antérieure.